KPI là gì? Cách để xây dựng được KPI hiệu quả (Chi tiết nhất)

KPI là một từ ngữ rất quen thuộc đối với chúng ta rồi đúng không nào. Đặc biệt là những người đang đi làm thì thường hay có KPI để đạt được công việc một cách hiệu quả nhất. KPI được ví như là một ngọn núi mà mỗi cá nhân đều muốn lên đỉnh để có thể cho người khác thấy được năng lực làm việc của mình cũng như sẽ được lương thưởng cao hơn. Nhưng đối với nhiều người liệu đã hiệu KPI là gì chưa? Hãy cùng điện lạnh Dũng Hoàng tìm hiểu chi tiết qua bài viết này nhé!

KPI là gì?

KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đo lường hiệu suất làm việc hay hiệu quả công việc của một cá nhân hay công ty có tốt hay không.

Ví dụ: Bạn Dũng là một nhân viên bán hàng máy giặt hấp sấy và KPI công ty đề ra cho bạn ấy là trong vòng tháng 7 phải bán được 100 chiếc. Nếu như bạn ấy bán được 100 chiếc hoặc hơn thì bạn ấy đã hoàn thành được chỉ tiêu, còn nếu bán được dưới 100 chiếc thì bạn ấy đã không hoàn thành chỉ tiêu mà công ty đã đề ra. 

Để có thể thực hiện được KPI đạt chỉ tiêu thì trong quá trình làm phải trải qua nhiều bước và cần có một thời gian để có thể biết được kết quả của công việc đó có tốt hay không. Sau khi đã có được kết quả thì chúng ta có thể so sánh với chỉ tiêu ban đầu đề ra xem có đạt hay không.

Ở các tổ chức lớn, doanh nghiệp thì thường sử dụng KPI với nhiều cấp để khác nhau để đo lường công việc. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu quả của công việc của cả tổ chức và doanh nghiệp đó. Còn đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân thì có thể tập trung vào hiệu suất của các quy trình làm việc hoặc kết quả của các nhân viên như sales,…

Mỗi khi các doanh nghiệp, công ty đưa ra các KPI cho các hoạt động của công ty và mỗi nhân viên thì mọi người trong công ty sẽ nhìn vào kế hoạch đề ra đó đã có thể làm việc, cố gắng hết sức để có thể đạt được KPI như công ty đã đề ra giúp cho công ty ngày càng lớn mạnh hơn.

Hơn nữa KPI cũng giúp cho các trưởng phòng giám đốc có thể biến các chiến lược thành các mục tiêu cho từng phòng ban, bộ phận, Giúp quản lý hệ thống, tổ chức, công việc của các cá nhân một cách hiệu quả.

Mỗi cá nhân nếu như hoàn thành được các KPI của công ty hoặc cấp trên đề ra thì sẽ được công ty đánh giá cao, cũng như dựa vào kết quả thực hiện công việc mà có thể xác định được mức độ khen thưởng, thăng chức cho nhân viên đó. Điều này sẽ khiến cho các nhân viên có thêm động lực để phấn đấu và làm việc mang lại thành công cho công ty.

Cách để xác định KPI là gì?

Việc để có thể xác định được KPI là điều rất cần thiết và quan trong cho từng công ty. Nếu như lên kế hoạch sai thì sẽ không thể vận hành được hệ thống của công ty đó và công ty đó cũng bị ảnh hưởng đến doanh số. Còn nếu xác định đúng thì sẽ giúp công ty đó lớn mạnh hơn.

Các nhà quản lý hay sáng lập công ty để có thể lập được KPI thì cần phải hiểu được mục tiêu của công ty mình là gì, cách lên kế hoạch để có thể đạt được chúng và có những người nào có thể thực hiện được kế hoạch đó và hoàn thành được KPI đã đề ra. Từ đó xây dựng nên KPI phù hợp cho từng hoạt động kinh doanh của công ty cũng như cho từng cá nhân của công ty.

Để lập được một KPI hoàn hảo thì đòi hỏi người đó phải luôn theo dõi và bám sát các quá trình hoạt động của công ty làm gì, bán gì,… để có thể đưa ra được KPI phù hợp cho từng vị trí.

KPI ở mỗi lĩnh vực sẽ khác nhau, vì vậy để xác định được KPI thì chúng ta cần phải dựa vào mục tiêu kinh doanh của công ty dựa vào những câu hỏi dưới đây:

• Kết quả mong muốn của công ty đạt được là gì?
• Kết quả này quan trọng đối với công ty như thế nào?
• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm về kết quả công việc?
• Dựa vào đâu bạn biết rằng mình đã hoàn thành chỉ tiêu công việc?
• Khi làm việc bạn có thường đánh giá được hiệu quả mình làm hay không, và cách bạn thực hiện nó là gì?

Có thể dựa vào những câu hỏi ở trên bạn có thể biết được công việc mình thực hiện đang ở mức độ nào. Và có thể đánh giá hiệu quả công việc của mình ra sao, giúp cho bạn có động lực và cố gắng phấn đấu hơn trong công việc.

Làm sao để xây dựng KPI hiệu quả

Để xây dựng được KPI hiệu quả là điều cực kỳ quan trong cho mỗi tổ chức, công ty. Việc đặt KPI hợp lý sẽ làm cho nhân viên làm việc hiệu quả còn ngược lại đặt KPI quá mức sẽ khiến cho nhân viên làm việc một cách mệt mỏi và nhiều áp lực. Điều đó dẫn đến nhân viên làm việc không hiệu quả và có thể xin nghỉ việc làm gián đoạn, ảnh hưởng đến mục tiêu phấn đấu của công ty. 

Vì vậy nếu như không xây dựng được một KPI hiệu quả cho công ty và từng cá nhân thì sẽ gây ra một số điều cho công ty như: 

• Sẽ làm mất nhiều thời gian vào việc đo lường hiệu quả công việc.
• Hiệu quả làm việc của các cá nhân sẽ đi xuống khi trạng thái làm việc không được tốt nhất.
• Nhân viên dễ bị chán nản, mệt mỏi và có thể nghỉ việc làm công ty phải tốn thời gian để tìm người khác thay thế.
• Tạo áp lực sẽ khiến những người năng lực giỏi rời khỏi công ty.

Vì vậy để đạt được KPI thì sẽ cần phải đòi hỏi trong một khoảng thời gian, công sức mà trong kế hoạch đã đề ra để có thể đạt được kết quả như mong muốn.

Chúng ta có thể đánh giá KPI bằng các tiêu chí SMART :

• Specific: mục tiêu cụ thể
• Measurable: mục tiêu đo lường được
• Attainable: mục tiêu có thể đạt được
• Relevant: mục tiêu thực tế
• Time-bound: mục tiêu có thời hạn cụ thể

Lý do không đạt được KPI là gì?

Mỗi khi cần đánh giá nhân viên nào đó làm việc có hiệu quả hay không thì chúng ta thường nghĩ đến việc đặt ra KPI cho nhân viên đó để xem nhân viên đó có thể hoàn thành được kế hoạch đã giao không.

Tuy nhiên không phải lúc nào việc xây dựng KPI cũng thành công hết, cũng có nhiều công ty không đạt được kết quả như đã đề ra và các cá nhân cũng không thể hoàn thành hiệu quả được. Nguyên nhân dẫn đến trường hợp không đạt được KPI như mong muốn là gì:

• Tạo các đánh giá KPI không rõ ràng, các chỉ tiêu để đánh giá không phù hợp và không đảm bảo với các yếu tố SMART.
• Việc KPI còn mới mẻ với nhiều công ty và cá nhân nên sự thực hiện KPI còn chưa tốt. Một số nhân viên còn làm theo kiểu đối phó nên gây ra kết quả không tốt cho cả hệ thống công ty.
• Nhiều doanh nghiệp chỉ thiết lập KPI cho có chứ không thực hiện theo kế hoạch và kết quả thì không thể đạt được như KPI đề ra
• Không có một người nào đó có chuyên môn để theo dõi quá trình thực hiện KPI, để đưa ra những báo cáo và khắc phục khi làm lệch các kế hoạch.
• Xây dựng KPI với nhiều quy trình nhưng không chú trọng đến việc mỗi quy trình đó sẽ mang lại kết quả như thế nào
• Trình độ nhân viên còn yếu kém chưa đủ khả năng làm việc đạt được như kế hoạch đã đề ra.

Với những nguyên nhân trên thì khi xây dựng KPI thì chúng ta phải bám sát với hệ thống mục tiêu cũng như năng lực của từng cá nhân. Để khi các KPI hoàn thành sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp theo hướng tích cực nhất.

Cách để tạo các KPI phù hợp là gì?

Khi tạo các KPI thì ai cũng muốn nó được hoàn thành một cách tốt nhất và hiệu quả đúng không nào. Để tạo được thì chúng ta phải đánh giá xem các KPI của mình tạo ra có đạt được các điều kiện như:

• Cụ thể, rõ ràng: khi tạo KPI thì cần phải được xác định và định nghĩa một các rõ ràng. Và xem những yếu tố nào cần phải cải thiện cho hiệu quả. Nếu như không tạo ra rõ ràng và cụ thể thì sẽ khiến kế hoạch đó hoạt động không được hiệu quả.
• Đo lường được: khi tạo KPI thì nó cần phải đo lường được để biết được KPI đó có hiệu quả hay không và trong quá trình làm có thể giám sát và chỉnh sửa những việc không hiệu quả để mang đến hiệu quả tốt nhất.
• Làm được, thực thi được: khi giao KPI cho một cá nhân nào đó thì nó phải bám sát với năng lực của nhân viên cũng như nhân viên đó có thể làm được và chịu trách nhiệm khi không đạt được hiệu quả như kế hoạch đề ra.
• Thực tế: khi tạo KPI thì cần phải mang tính thực tế và có thể thực hiện được. Không nên tạo KPI theo dạng mơ hồ sẽ khiến cho nhân viên mệt mỏi và áp lực khi không thể hoàn thành được và có thể công ty sẽ mất những người có năng lực.
• Có thời hạn cụ thể: khi tạo KPI thì cần phải có thời gian hoàn thành cụ thể để có thể đánh giá được nó có thành công hay không. Nếu như không có thời gian thì nhân viên không thể xác định được cũng như không có động lực phấn đấu khi làm việc.

Trên đây là những thông tin về khái niệm KPI là gì? Hy vọng nó mang lại kiến thức đầy đủ và chi tiết cho bạn. Nếu như bạn chưa hiểu về một khái niệm nào đó thì hãy để lại bình luận chúng tôi sẽ có một bài viết chi tiết cho các bạn nhé. Cảm ơn các bạn!